In het dagelijks functioneren van organisaties ontwikkelt zich meestal een vanzelfsprekende gang van zaken. Bij projecten, die per definitie eenmalig zijn, is dat onmogelijk. Daar moet vooraf duidelijk worden wie wat gaat doen.
Drie kernposities behoeven invulling: die van de opdrachtgever, de projectleider en de projectmedewerkers.
De opdrachtgever is degene die de uitkomsten van het project gaat of laat benutten. Hij schept de noodzakelijke condities en neemt “doorgaan/bijsturen/stoppen”-beslissingen.
Standaardoverlegorganen bieden zelden de specifiek benodigde bijdragen en inzet. Bovendien verdient een eenhoofdig opdrachtgeverschap vaak de voorkeur.
De projectleider zorgt dat de beoogde uitkomsten van het project er daadwerkelijk komen. Hij benut zijn bevoegdheden, neemt initiatieven en geeft leiding. Bovendien onderhoudt hij actieve betrekkingen met en tussen de opdrachtgever en andere relevante partijen.
De projectleider moet kunnen balanceren tussen materiedeskundigheid en managementvaardigheid, en tussen methodische discipline en menselijkheid.
Projectmedewerkers voeren hun taken binnen de plannen uit en brengen daartoe hun deskundigheid in. Ze voelen zich medeverantwoordelijk voor het resultaat en betrokken bij het werk. Al of niet in teamverband zetten projectmedewerkers hun bereidheid en bekwaamheden in. Doorgaans vervullen zij ook een functie buiten het project. Ze moeten daarom met meer dan één baas kunnen werken.
Daarnaast moet het project de juiste organisatorische positie krijgen ten opzichte van de permanente organisatie(s). Deze kan niet alleen per project variëren, maar zelfs per fase daarbinnen.
Bij een afhankelijke organisatie voor het project berusten bijna alle managementtaken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij het management van de permanente organisatie(s). Varianten zijn:
- de coördinatiestructuur: een (parttime) projectleider, met nauwelijks operationele macht. In deze structuur zorgt de projectleider slechts voor de afstemming tussen projectmedewerkers. Zij leveren vanuit hun eigen afdelingen bijdragen
- de overlegstructuur: chefs verdelen in overleg werk voor het project onder hun medewerkers, of de projectleider overlegt direct met hen. Een afhankelijke organisatie is geschikt indien:
- acceptatie van de uitkomsten door de permanente organisatie(s) het belangrijkst is
- het direct managen van het project minder belangrijk is - bij een zelfstandige organisatie voor het project krijgt de projectleider eigen capaciteitsbronnen toegewezen, zoals mensuren, middelen en/of systemen. Een zelfstandige organisatie is geschikt indien:
- de uitkomsten het belangrijkst zijn
- het direct managen van het project zeer belangrijk is.
